ARANYLÓ NAPRAFORGÓ ALAPÍTVÁNY INTÉZMÉNYEI SZABÁLYZATOK, DOKUMENTUMOK

Az Aranyló Napraforgó Alapítvány és Intézményei: szabályzatok, egyéb a működés, gazdálkodás átláthatóságát segítő dokumentumok

MELLÉKLETEK

  1. 1.       számú mellékle 

AZ IRATKEZELÉSI ÉS KIADMÁNYOZÁSI SZABÁLYZAT

ARANYLÓ NAPRAFOPRGÓ ALAPÍTVÁNYI ÓVODA

  1. Az iratkezelés rendjének jogszabályi háttere 
  • 2011. évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről, 
  • a nevelési-oktatási intézmény a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezései, 
  • a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 

   335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet előírásai, 

  • a 2011. évi CXII. Törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (az új adatvédelmi törvény), 
  • 229/2012. (VIII. 28.) Kormányrendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról, illetve a 
    • 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról
    • 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 
    •  
  1. Az iratkezelés szervezeti rendje (335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet)

1.Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi  szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és  iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos  megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez  szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért az óvodaigazgató a  felelős. 

  1. Az intézményben bármilyen területen kiadmányozásra, a kiadványok tovább küldhetőségének és irattároLásának engedélyezésére az óvodaigazgató jogosult. Kimenő leveleket csak az óvodaigazgatója, vagy az általa meghatalmazott személy írhat alá, A fent leírtaktól eltérni csak abban az esetben lehet, ha az óvodaigazgató átmenetileg vagy tartósan az SZMSZ-ben meghatározott helyettesítés alapján helyettesítik.
  1. Az intézmény ügyintézésével kapcsolatban keletkező ügyiratoknak az alábbiakat kell tartalmazniuk: 
  • az intézmény adatai (név, cím, irányítószám, telefonszám, esetlegesen e-mail cím) 
  • az ügyintéző neve 
  1. A kiadvány elején az alábbi sorrendben kell feltüntetni a következőket:

1, A kiadvány középső részében a következőket kell feltüntetni:  

  • az intézmény neve, elérhetősége, ügyintéző/vezető neve

     2, Estelegesen az intézmény logója

 3, A kiadvány baloldali részében a következőket kell feltüntetni:  

  • a címzett adatai

 4, A kiadvány jobboldali részében a következőket kell feltüntetni:  

  • az irat tárgya 
  • az esetleges hivatkozási szám 
  1. A kiadványokat eredeti aláírással, vagy elektronikus bélyegzővel ellátva (fenntartó által aláírt kiadványok)  lehet elküldeni. Ha a kiadványozó eredeti aláírására van szükség, a kiadvány szövegének végén, a keltezés alatt, a kiadványozó nevét, alatta pedig a hivatali beosztását kell feltüntetni.  Elektronikus bélyegző alkalmazása esetén, a fent leírtak után az „elektronikus bélyegzővel allátva az irat jobb felső sarkában” szöveget kell feltüntetni.
  1. A hitelesítést a kiadvány alján, az aláírás/ok pecsét esetleges tanúk alatt kell elvégezni. 

A keltezés alatt a kiadványozó nevét kell szerepeltetni. Az aláírás mellet intézmény körbélyegzőjével hitelesíteni szükséges -kivétel ez alól az elektronikus bélyegzővel ellátott kiadványok). 

7. A telephelyi intézménynek minden olyan iratot, levelet a telephelyen is iktatni kell, amely tovább küldésre kerül a székhely intézményeb. Az irat bal oldali sarkán kell feltüntetni az iktatás. Az iktatás iktatókönyvben, vagy iktatási programmal történhet.

Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: 

  • könyveket, tananyagokat; 
  • reklámanyagokat, tájékoztatókat; 
  • meghívókat; 
  • nem szigorú számadású bizonylatokat; 
  • bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; 
  • nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; 
  • munkaügyi nyilvántartásokat; 
  • anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; 
  • közlönyöket, sajtótermékeket; 
  • A Magyar Államkincstárral kapcsolatos leveleket, jelentéseket, nyomtatványokat stb…, mivel azok külön iktatókönyvben kerülnek iktatásra:
  • visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.
  1. A székhely óvoda a telephelyekről kapott leveleket, iratokat szintén iktatja jobboldalon.
  1. Az iratok irattárba való helyezésének rendje és őrzése (20/2012. (VIII.31.) EMMI r. 86. § (1) )  Az iratok tárolásának a fenntartó alapítvány 11/2014-es kuratóriumi határozata alapján a székhely óvoda irattárába kell kerülnie melynek címe: 1149 Budapest, Pósa L. u. 61., ez alól kivételt képeznek azok az iratok, dokumentumok amelyet a telephelyek helyszínén kell őrizni. A székhely óvoda, valamint a fenntartó alapítvány másodlagos irattárolási címe: 1147 Budapest, Fűrész u. 13/a.

Az iratok selejtezését a nevelési-oktatási intézmény óvodaigazgató rendeli el és ellenőrzi.

  1. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 

Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében. 

  1. A kötelezően használt nyomtatványok (20/2012. (VIII.31.) EMMI r. 87. § (1) ) 

A nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatvány lehet 

  • nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött papíralapú nyomtatvány, 
  • nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány, 
  • elektronikus okirat, 
  • elektronikus úton előállított, hitelesített papíralapú nyomtatvány (KIR3 munkaügyi nyilvántartó  program, KIR személynyilvántartó program). 

12. Az óvoda által használt kötelező nyomtatványok 

  • a felvételi előjegyzési napló; 
  • a felvételi és mulasztási napló; 
  • az óvodai csoportnapló; 
  • az óvodai törzskönyv; 
  • a tankötelezettség megállapításához szükséges szakvélemény (a továbbiakban: óvodai szakvélemény)

13. Bélyegző használata, aláírási jogok

-        A körbélyegzőt az óvoda igazgatója használhatja.

-        Hivatalos iratokon aláírási joggal az óvoda igazgató rendelkezik.

-        A hosszúbélyegzőt: az igazgató, az igazgatóhelyettesek, a magasabb vezetők, az intézményi titkár és az óvodapedagógusok használhatják.

A bélyegzőket az irodákban elzárva kell tartani

Bélyegző lenyomatok:

Körbélyegző:

IRATTÁRI TERV

Az Irattári terv, az Iratkezelési és kiadmányozási szabályzat kötelező mellékletét képezi.

Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az anyagok között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani. 

Az anyagok között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni. 

A tárgykörök megnevezését, az iratokon feltüntetni nem szükséges, csak az iktatási számát. Az irattárolásnál az alábbi dokumentumok (az óvodaigazgató saját hatáskörben dönthet további, fel nem sorolt tartalmú iratok tárolásáról is) és tárolási időtartalmat kell figyelembe venni:

 Irattári terv

Irattári
tételszám

Ügykör megnevezése

Őrzési idő (év)
     

Vezetési, igazgatási és személyi ügyek

1.

Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés

nem selejtezhető

2.

Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek

nem selejtezhető

3.

Személyzeti, bér- és munkaügy

50

4.

Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem,

10

5.

Fenntartói irányítás

10

6. * 

Szakmai ellenőrzés

20

7.

Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek

10

8.

Belső szabályzatok

10

9.

Polgári védelem

10

10.

Munkatervek, jelentések,
Statisztikák

5

11.

Panaszügyek

5

Nevelési-oktatási ügyek

12.

Nevelési-oktatási kísérletek, újítások

10

13.

Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók

nem selejtezhető

14.

Felvétel, átvétel

20

15.

Kártérítési ügyek

5

16.

Naplók

5

18.

Pedagógiai szakszolgálat

5

19.

Szülői munkaközösségműködése

5

20.

Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások

5

21.

Gyakorlati képzés szervezése

5

24.

Gyermek- és ifjúságvédelem

3

Gazdasági ügyek

27.

Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, -fenntartás, határidő nélküli épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek

  

28.

Társadalombiztosítás

50

29.

Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés

10

30.

Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok

5

32.

A gyermekek, tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak

5

33.

Szakértői bizottság szakértői véleménye

20

34. * 

Költségvetési támogatási dokumentumok

5

 

  1. 2.     számú melléklet

 

ELEKTRONIKUS ÚTON ELŐÁLLÍTOTT PAPÍRALAPÚ NYOMTATVÁNYOK

HITELESÍTÉSÉNEK RENDJE

1.Az elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok kezelési rendje

 

Óvodánk az oktatási ágazat irányítási rendszerével a Közoktatási Információs Rendszer (KIR) révén tartott elektronikus kapcsolatban elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumrendszert alkalmaz a 229/2012. (VIII. 28.) kormányrendelet előírásainak megfelelően. A rendszerben alkalmazott fokozott biztonságú elektronikus aláírást az óvodavezető alkalmazhatja a dokumentumok hitelesítésére. Az elektronikus rendszer használata során ki kell nyomtatni és az irattárban kell elhelyezni az alábbi dokumentumok papíralapú másolatát:

·         Intézménytörzsre vonatkozó adatok módosítása

·         Alkalmazottakra vonatkozó adatbejelentések

·         Óvodai jogviszonyra vonatkozó bejelentések

·         OSAP-jelentés

·         Alkalmazottak és gyermekek listája KIR (október 1-jei állapot)

 

Az elektronikus úton előállított fenti dokumentumokat az intézmény pecsétjével és az óvodaigazgató aláírásával hitelesített formában kell tárolni.

Az egyéb elektronikusan megküldött adatok írásbeli tárolása és hitelesítése nem szükséges. A dokumentumokat a KIR alrendszerében, továbbá elektronikus adathordozón lementett formában tároljuk. Az adatokhoz kizárólag az óvodaigazgató által felhatalmazott óvodaigazgató-helyettes és az óvodatitkár férhetnek hozzá.

A szabályzat célja:

Az intézmény működése során keletkező iratok elektronikus úton történő létrehozásának, archiválásának, továbbításának, valamint az elektronikus úton érkező iratok kezelésének, megőrzésének szabályzása.

A szabályzat személyi hatálya:

A szabályzat minden dolgozó számára kötelező érvényű, aki munkája során iratkezeléssel kapcsolatba kerül. A szabályzat bizalmas információkat tartalmaz az intézmény működését illetően, ezért tartalma SZOLGÁLATI TITOK!

A Szabályzat betartásának ellenőrzése:

A Szabályzat betartásának ellenőrzése az óvodaigazgató feladata, melyet rendszeres időközönként elvégez. Az ellenőrzés végrehajtása előzetes bejelentés nélkül történik!

A Szabályzat tárgyi hatálya:

  • kiterjed a védelmet élvező iratok teljes körére, felmerülésük és feldolgozási helyüktől, idejüktől és az iratok fizikai megjelenési formájától függetlenül,
  • kiterjed az intézmény tulajdonában lévő, valamennyi informatikai berendezésre, valamint a gépek műszaki dokumentációira is,
  • kiterjed az informatikai folyamatban szereplő összes dokumentációra (fejlesztési, szervezési, programozási, üzemeltetési), kiterjed a rendszer- és felhasználói programokra,
  • kiterjed az adatok felhasználására vonatkozó utasításokra, kiterjed az adathordozók tárolására, felhasználására.

Az elektronikus iratkezelés (adatkezelés) során használt fontosabb fogalmak:

 

Elektronikus Iratok létrehozása:

Elektronikus irat létrehozása számítástechnikai eszközökkel történik. Az elektronikus úton keletkezett iratnak számítástechnikai eszközökön történő tárolása fájlokban történik. Az elektronikus iratokat lehetőleg olyan eszközön és formátumban kell létrehozni, melyek a felhasználás helyétől függetlenül ugyan azt az eredményt nyújtják. Kerülni kell a nem járatos fájlformátumok használatát és egyúttal törekedni kell népszerű formátumok használatára.

Minden fájlnak három fő tulajdonsága van: név, kiterjesztés, hely, továbbá, az iratkezelés szempontjából fontos tulajdonságai (attribútum):

  • létrehozás dátuma,
  • utolsó módosítás dátuma,
  • utolsó hozzáférés dátuma,
  • rejtett, írásvédett.

Az elektronikus úton létrehozott iratok végleges, jóváhagyott változatát ki kell nyomtatni, el kell látni a megfelelő azonosítókkal, továbbá megőrzés céljából archiválni kell.

Azokat a dokumentum fájlokat, melyek várhatóan nem változnak meg, vagy nem cél a későbbiekben a megváltoztatása, írásvédetté kell tenni!

 

Fájlok elnevezéseinek alapelvei:

  • A fájl neve lehetőleg utaljon a tartalomra, a későbbi könnyebb azonosíthatóság érdekében.
  • A fájl nevében a szóköz karaktereket lehetőség szerint _ karakterrel kell helyettesíteni, ha lehetséges, kerülni kell az ékezetes betűk használatát.

A fájlok elhelyezése mappákban történik. Az összetartozó fájlokat célszerűen egy mappában kell elhelyezni. A mappa nevének megválasztásakor fájl elnevezéseinek alapelveit kell betartani.

 

Elektronikus iratok küldése, fogadása

Az Eüsztv. 8. § (1) Az ügyfél – törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában – jogosult az elektronikus ügyintézést biztosító szerv előtt az ügyei intézése során ügyintézési cselekményeit elektronikus úton végezni, nyilatkozatait elektronikus úton megtenni.

A személyi anyagok, a gyermekek anyagainak létrehozására szolgáló programok

A KIR, (OviKRÉTA) rendszerben keletkezett iratok, az ilyen módon létrejött iratokat nyomtatás után Iratkezelési szabályzatnak megfelelően meg kell őrizni.

Az intézményi étkezési nyilvántartó rendszerben érkező iratok a rendszeren belül kerülnek létrehozásra. Az ilyen módon létrejött iratokat nyomtatás után az Iratkezelési szabályzatnak megfelelően meg kell őrizni.

Archiválás, biztonsági mentések

Az archiválás, biztonsági gyorsmentés USB adattárolókra történik. Emellett külső adathordozóra történnek az éves archiválások.

Az intézmény által használt programok rendelkeznek olyan funkcióval, melyek segítségével az archiválás elvégezhető, az így kapott fájlok segítségével a biztonsági mentéskori állapot visszaállítható. A funkcióval létrehozott fájlokat egy erre a célra rendszeresített USB adathordozóra kell másolni, és az óvodaigazgatói iroda páncélszekrényében kell őrizni. Az archiválást, biztonsági mentést havonta egyszer el kell végezni.

Az óvodaigazgató felelős:

  • az iratok szakszerű és biztonságos megőrzéséért az elektronikus úton előállított papíralapú nyomtatványok iktatási rendszerének kialakításáért, működtetéséért, felügyeletéért,
  • a számítástechnikai rendszerének biztonságkövetelményeiért általánosan és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személy kijelöléséért,
  • az Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyásáért, szabályszerűségéért és a feladatoknak megfelelő célszerűségéért,
  • a szervezeti egységek vezetőivel együttműködve az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
  • az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásnak rendszeres ellenőrzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért,
  • az iratkezelést végző, vagy azért felelős személy szakmai képzéséért és továbbképzéséért,
  • egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést intéző feladatokért.

A számítógépes alkalmazások általános üzemeltetési, informatikai felügyeletének feladatai

Az intézmény szempontjából jelentős alkalmazások, adatállományok, pl. személyi és munkaügyi rendszerek, ügyiratkezelés az alábbiak:

  • A személy és munkaügyek kezelésére szolgáló rendszer: hozzáférési jogosultsága van: óvodaigazgató
  • Statisztikai adatszolgáltatás kezelésére szolgáló rendszer: hozzáférési jogosultsága van: óvodaigazgató, óvodaigazgató-helyettes, (intézményi titkár).

Az informatikai rendszeren belül elkülönítetten kell kezelni a személyes adatot és a törvények által meghatározott egyéb adatcsoportokat. Az egyes számítógépes alkalmazásokra a biztonsággal kapcsolatos, specifikus előírásokat meg kell határozni. A hozzáférési jogosultságok odaítélését a feladatteljesítés követelményeihez igazodva kell megállapítani.

A hozzáférési jogosultságok kiosztását, illetve megvonását a vezetői jóváhagyja. Az alkalmazások dokumentációját legalább két szinten, az üzemeltetési és kezelési előírások, a biztonsági követelmények szintjén kell összeállítani.

A hiányzó, illetve elvesztett iratok ügyének rendezése

Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelősségre vonást von maga után.

Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltűnésének okát és körülményeit – az irat eltűnésének észlelésétől számított 3 munkanapon belül az igazgatónak ki kell vizsgálnia.

2.Az elektronikus úton előállított papíralapú dokumentumok kezelési rendje

A tanuló- és gyermekbaleseteket az oktatásért felelős miniszter által vezetett, a minisztérium üzemeltetésében lévő elektronikus jegyzőkönyvvezető rendszer segítségével tartjuk nyilván. A jegyzőkönyv kitöltésének céljából a gyermekvédelmi felelős rendelkezik hozzáféréssel. A jegyzőkönyv lezárása, a kinyomtatott példány aláírása kizárólagosan óvodavezetői hatáskör.

Az elektronikus úton előállított nyomtatványokat a digitalizálást végző személy köteles papíralapú formában is előállítani. 

Az elektronikus nyomtatványt, papíralapon is hozzáférhetővé kell tenni, azaz ki kell nyomtatni. 

 

A papíralapú nyomtatványt kinyomtatását követően: 

  • el kell látni eredeti aláírással és az intézmény bélyegzőjével 

 „elektronikus nyomtatvány”:

  • az elektronikus és a nyomtatott (hitelesített) kiállítás dátumát 
  • a vonatkozó jogszabályi rendelkezés szerint meghatározott ideig az irattárazási szabályzat alapján irattári dokumentumként kell lerakni. 

A papír alapú irattározás tekintetében a személyiségi, adatvédelmi és biztonságvédelmi követelmények megtartásáért az intézményvezető felel, valamint a hitelesítésről az óvodaigazgatónak kell gondoskodnia. 

 

Weblap látogatottság számláló:

Mai: 68
Tegnapi: 23
Heti: 217
Havi: 685
Össz.: 65 927

Látogatottság növelés
Oldal: ANAÓ Adatkezelési tájékoztató (2) 2024.01.08.
ARANYLÓ NAPRAFORGÓ ALAPÍTVÁNY INTÉZMÉNYEI SZABÁLYZATOK, DOKUMENTUMOK - © 2008 - 2024 - anaszabalyzatok.hupont.hu

A HuPont.hu ingyen adja a tárhelyet, és minden szolgáltatása a jövőben is ingyen ...

ÁSZF | Adatvédelmi Nyilatkozat

X

A honlap készítés ára 78 500 helyett MOST 0 (nulla) Ft! Tovább »