AZ ARANYLÓ NAPRAFORGÓ ALAPÍTVÁNYI ÓVODA ÉS

TELEPHELYI INTÉZMÉNYE

 

 

ADATVÉDELMI ÉS ADATBIZTONSÁGI SZABÁLYZATA

 

Szervezet neve: ARANYLÓ NAPRAFORGÓ ALAPÍTVÁNYI ÓVODA

 

             Címe:    1149 BUDAPEST, PÓSA LAJOS UTCA 61.

 

             Adószáma: 18272781-1-42

 

Képviseletre jogosult személy(ek) neve: Csík-Nagy Bettina

 

Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben az Info törvény előírásai szerint kell eljárni. Felülvizsgálata és karbantartása a jogszabályi változások függvényében, de legalább 5 évente.

 

A dokumentum jellege: nyilvános

Nyomtatott formában megtalálható: iroda

 

Hatályba lépett: 2024. január 08. napon kelt KH/2024.01.08. számú kuratóriumi határozattal.

 

Alkalmazandó: 2024. január 08.-től

 ______________________                  ____________________

       Madarász Károly                                  Csík-Nagy Bettina

 kuratóriumi elnök                                           igazgató/h

 

1. Jogszabályi háttér:

 

2011. július 11-én az Országgyűlés elfogadta a 2011. évi CXII. törvényt az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról. 

 

 Az Alaptörvény VI. cikke mindenki számára biztosítja a személyes adatok védelméhez és a közérdekű adatok megismeréséhez és terjesztéséhez való jogot.

Az információs önrendelkezési jog az egyén „azon joga, hogy alapvetően maga döntsön személyes adatainak kiszolgáltatásáról és felhasználásáról.” 46/1995. (VI. 30.) AB határozat. Az információs önrendelkezési jog a személyes adatok védelmét biztosítja.

 

2. Az adatvédelem szabályai:

 

Az adatvédelem szabályai minden adatkezelőre vonatkoznak.

Az adatvédelmi jogszabályok betartása, adatkezelési szabályzat készítése kötelező mindenhol, ahol személyes adatokat kezelnek.

 

3. Adatbiztonság: Az új adatvédelmi törvény megállapítja a felelősséget.

 

4. Az adatbiztonság követelményeinek be nem tartása:

 

A törvény lehetőséget biztosít az adatkezelő részére, hogy maga válassza meg az adatok biztonságát garantáló eszközöket és módszereket, ugyanakkor komoly anyagi és akár büntetőjogi szankciókkal is járhat az adatbiztonság követelményeinek be nem tartása.

 

Az adatkezelő köteles az adatkezelési műveleteket úgy megtervezni és végrehajtani, hogy az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, a hozzáférhetetlenné válás vagy más események megelőzhetők legyenek.

Megfelelő technikai védelemmel kell biztosítani, hogy eltérő célú elektronikus nyilvántartások ne legyenek közvetlenül összekapcsolhatók és az érintetthez rendelhetők.

 

 5. Adatfajták, adatkezelés, adatbiztonság

 

• Adatfajták:

 

 Személyes adat 3. § (2)

 Különleges adat 3. § 3. a); b)

 Közérdekű adat 3. § 5.

 Közérdekből nyilvános adat 3. § 6. 16

 

• Adatkezelés 3. § 10

 

 Adatkezelési műveletek 3. § 11-17.

 Adattovábbítás –i nyilvántartást vezetni kell

 Nyilvánosságra hozatal

 Adatmegjelölés (pl. SNI - sek)

 Törlés

 Zárolás

 Megsemmisítés

 Feldolgozás

 

• Adatfajták:

 

Személyes adat:

 

Az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.

 

Különleges adat:

 

-          a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra,

-          a politikai véleményre vagy pártállásra,

-          a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre,

-          az érdek-képviseleti szervezeti tagságra,

-          a szexuális életre vonatkozó személyes adat,

-          az egészségi állapotra, a

-          kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat,

-          valamint a bűnügyi személyes adat

 

Közérdekű adat:

 

Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen: a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat.

 

Közérdekből nyilvános adat:

 

A közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli;

 

 

Adatkezelés 3. § 10-17

 

Adatkezelés:

 

 Az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen: gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők rögzítése.

 

 

Adatkezelési műveletek 3. § 11-17.

 

Adattovábbítás:

 

• az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele
• nyilvánosságra hozatal:
• az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;
• adattörlés:
• az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem

lehetséges;

 

Adatmegjelölés:

 

• az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából;

 

Adatzárolás:

 

• az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából;

 

Adatmegsemmisítés:

 

• az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;

 

Adatfeldolgozás:

 

• az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik;

 

Adatfelelős:

 

• azon alapítvány, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő közérdekű adatot előállította, illetve amelynek a működése során ez az adat keletkezett;

 

Adatközlő:

 

• az a közfeladatot ellátó szerv, amely – ha az adatfelelős nem maga teszi közzé az adatot – az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatait honlapon közzéteszi;

 

Adatállomány:

 

• az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége;

 

Harmadik személy:

 

• olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval.

6. Adatkezelési kötelezettség és lehetőség

 

• Nyilvántartási kötelezettség 41. § 1.
• Alkalmazottak adatai 41. § (2) (3)
• Gyermekek adatai 41. § (4)
• Adattovábbítás
• Alkalmazottak adatai 41. § (5) (6)
• Gyermekek adatai 41. § (7) (8)
• További adatkezelés lehetősége

 

Nyilvántartási kötelezettség

 

Az Napraforgó Alapítványi Óvoda és telephelye köteles a jogszabályban előírt nyilvántartásokat vezetni, a KIR-be (jogszabály változás esetén az OviKRÉTA programba) bejelentkezni, valamint az Országos statisztikai adatgyűjtési program keretében előírt adatokat szolgáltatni.

 

1. Az alkalmazottakról nyilvántartott adatok a következők lehetnek:

 

• név, születési hely, idő, állampolgárság;

• lakóhely, tartózkodási hely, telefonszám, azonosítószám;

• munkaviszonyra, köznevelési foglalkoztatotti jogviszonyra vonatkozó adatok, megbízásos jogviszony, egyéb jogviszony

 iskolai végzettség, szakképesítés, erkölcsi bizonyítvány

• munkában eltöltött idő, közalkalmazotti jogviszonyba
• beszámítható idő, besorolással kapcsolatos adatok;
• alkalmazott által kapott kitüntetések, díjak, és más elismerések, címek;
• munkakör, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás,
• munkavégzésre irányuló további jogviszony, fegyelmi büntetés,
• kártérítésre kötelezés;
•  munkavégzés ideje, túlmunka ideje, munkabér, illetmény,
• továbbá az azokat terhelő tartozások és annak jogosultja;
• szabadság, kiadott szabadság;
• az alkalmazott részére történő kifizetések és azok jogcímei;
• az alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei;
•  az alkalmazott munkáltatóval szemben fennálló tartozásai és azok jogcímei;
• egyéb adat (a munkavállaló hozzájárulásával).

 

2. Az adatok kezelésére jogosultak:

 

• az alkalmazottak tekintetében az óvodaigazgatója, helyettese; óvodapedagógusok, gazdasági ügyintéző, óvodatitkár

• az óvodaigazgatója tekintetében a fenntartó Alapítvány.

 

3. Az adatok továbbíthatók:

 

A fenntartónak, kifizetőhelynek, bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, államigazgatási

szerveknek, hatóságoknak, Állami Számvevőszéknek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak és a nemzetbiztonsági szolgálatnak.

4. A gyermekekről nyilvántartott adatok a következők lehetnek:

 

• a gyermek neve, születési helye, ideje, neme, állampolgársága;

• lakóhelyének, tartózkodási helyének címe;

• társadalombiztosítási azonosító jele, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma,

• a szülő neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma;

• a gyermek csecsemőkori fejlődésével kapcsolatos adatok;

• a gyermek óvodai fejlődésével kapcsolatos adatok;

• az óvodai jogviszonnyal kapcsolatos adatok;

• a gyermek mulasztásával kapcsolatos adatok;

• a gyermekbalesetre vonatkozó adatok;

• a gyermek oktatási azonosító száma;

• egyéb adat ( a szülő hozzájárulásával).

 

5. A gyermekek adatai továbbíthatók:

 

a) a fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, hatóságok és

a nemzetbiztonsági szolgálat részére valamennyi adat;

 

b) a sajátos nevelési igényre vonatkozó adatok a pedagógiai szakszolgálat

intézményeitől a nevelési-oktatási intézménynek oda és vissza;

 

c) az óvodai fejlődéssel kapcsolatban a szülőknek, az iskolának, hatóság általi kirendelés és óvodai szakértőnek és a pedagógiai szakszolgálat intézményeinek;

 

d) a gyermek óvodai fel- és átvételével kapcsolatban az érintett intézménynek;

 

e) valamint a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek.

 

7. Titoktartási kötelezettség 

 

A pedagógust hivatásánál fogva harmadik személyekkel szemben titoktartási kötelezettség terheli a gyermekkel és családjával kapcsolatos minden olyan adatot, információt illetően, amelyről a gyermekkel, szülővel való kapcsolattartás során szerzett tudomást. E kötelezettség független a foglalkozási jogviszony fennállásától, és annak megszűnése után is határidő nélkül fennmarad. 

A titoktartási kötelezettség nem terjed ki az értekezleteken a pedagógusok egymás közti, a gyermek fejlődésével kapcsolatos megbeszélésekre. 

Titoktartási kötelezettség terheli mind azokat a személyeket akik egyéb munkavállalói az intézménynek, azzal bármilyen kapcsolatban állnak. A szerződéses jogviszonyban álló munkavállalók, önkéntesek, szolgáltatók stb… kötelesek az 7. sz. melléklet Titoktartási nyilatkozat aláírásukkal elfogadni.

 

8. Az adattovábbításra jogosult

 

Az adattovábbításra az Alapítványi Óvoda óvodaigazgatója és a helyettese jogosult, valamint a fenntartó kuratóriuma, vagy az óvodaigazgató által meghatalmazott személy jogosult.

 

9. Önkéntes adatszolgáltatás

 

Önkéntes adatszolgáltatás esetén a szülőt tájékoztatni kell arról, hogy az adatszolgáltatásban való részvétel nem kötelező.

 

10. Az adatok statisztikai célú felhasználása

 

Az alkalmazottak és gyermekek jelen szabályzatban felsorolt adatai statisztikai célra felhasználhatók, de statisztikai felhasználás céljára személyazonosításra alkalmatlan módon kell azokat átadni.

 

11. Záró rendelkezések 

 

A székhely óvodánál és telephelyénél gondoskodni kell arról, hogy az Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzatban, valamint annak mellékleteiben foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a SZMSZ és mellékleteihez csatolt íven aláírásukkal igazolják, a hatálybalépés napjával egyidejűleg. 

 

 

MELLÉKLETEK

1. 1.       számú melléklet

 

AZ IRATKEZELÉSI ÉS KIADMÁNYOZÁSI SZABÁLYZAT

ARANYLÓ NAPRAFOPRGÓ ALAPÍTVÁNYI ÓVODA

 

1. Az iratkezelés rendjének jogszabályi háttere 

 

• 2011. évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről, 
• a nevelési-oktatási intézmény a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezései, 
• a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 

   335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet előírásai, 

• a 2011. évi CXII. Törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (az új adatvédelmi törvény), 
• 229/2012. (VIII. 28.) Kormányrendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról, illetve a 
  • 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról
  • 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 
  •  

1. Az iratkezelés szervezeti rendje (335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet)

 

1.Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi  szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és  iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos  megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez  szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért az óvodaigazgató a  felelős. 

 

1. Az intézményben bármilyen területen kiadmányozásra, a kiadványok tovább küldhetőségének és irattároLásának engedélyezésére az óvodaigazgató jogosult. Kimenő leveleket csak az óvodaigazgatója, vagy az általa meghatalmazott személy írhat alá, A fent leírtaktól eltérni csak abban az esetben lehet, ha az óvodaigazgató átmenetileg vagy tartósan az SZMSZ-ben meghatározott helyettesítés alapján helyettesítik.

 

1. Az intézmény ügyintézésével kapcsolatban keletkező ügyiratoknak az alábbiakat kell tartalmazniuk: 

• az intézmény adatai (név, cím, irányítószám, telefonszám, esetlegesen e-mail cím) 
• az ügyintéző neve 

 

1. A kiadvány elején az alábbi sorrendben kell feltüntetni a következőket:

1, A kiadvány középső részében a következőket kell feltüntetni:  

• az intézmény neve, elérhetősége, ügyintéző/vezető neve

     2, Estelegesen az intézmény logója

 3, A kiadvány baloldali részében a következőket kell feltüntetni:  

• a címzett adatai

 4, A kiadvány jobboldali részében a következőket kell feltüntetni:  

• az irat tárgya 
• az esetleges hivatkozási szám 

 

1. A kiadványokat eredeti aláírással, vagy elektronikus bélyegzővel ellátva (fenntartó által aláírt kiadványok)  lehet elküldeni. Ha a kiadványozó eredeti aláírására van szükség, a kiadvány szövegének végén, a keltezés alatt, a kiadványozó nevét, alatta pedig a hivatali beosztását kell feltüntetni.  Elektronikus bélyegző alkalmazása esetén, a fent leírtak után az „elektronikus bélyegzővel allátva az irat jobb felső sarkában” szöveget kell feltüntetni.

 

1. A hitelesítést a kiadvány alján, az aláírás/ok pecsét esetleges tanúk alatt kell elvégezni. 

A keltezés alatt a kiadványozó nevét kell szerepeltetni. Az aláírás mellet intézmény körbélyegzőjével hitelesíteni szükséges -kivétel ez alól az elektronikus bélyegzővel ellátott kiadványok). 

 

7. A telephelyi intézménynek minden olyan iratot, levelet a telephelyen is iktatni kell, amely tovább küldésre kerül a székhely intézményeb. Az irat bal oldali sarkán kell feltüntetni az iktatás. Az iktatás iktatókönyvben, vagy iktatási programmal történhet.

 

Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: 

• könyveket, tananyagokat; 
• reklámanyagokat, tájékoztatókat; 
• meghívókat; 
• nem szigorú számadású bizonylatokat; 
• bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; 
• nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; 
• munkaügyi nyilvántartásokat; 
• anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; 
• közlönyöket, sajtótermékeket; 
• A Magyar Államkincstárral kapcsolatos leveleket, jelentéseket, nyomtatványokat stb…, mivel azok külön iktatókönyvben kerülnek iktatásra:
• visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

 

1. A székhely óvoda a telephelyekről kapott leveleket, iratokat szintén iktatja jobboldalon.

 

1. Az iratok irattárba való helyezésének rendje és őrzése (20/2012. (VIII.31.) EMMI r. 86. § (1) )  Az iratok tárolásának a fenntartó alapítvány 11/2014-es kuratóriumi határozata alapján a székhely óvoda irattárába kell kerülnie melynek címe: 1149 Budapest, Pósa L. u. 61., ez alól kivételt képeznek azok az iratok, dokumentumok amelyet a telephelyek helyszínén kell őrizni. A székhely óvoda, valamint a fenntartó alapítvány másodlagos irattárolási címe: 1147 Budapest, Fűrész u. 13/a.

 

Az iratok selejtezését a nevelési-oktatási intézmény óvodaigazgató rendeli el és ellenőrzi. 

 

1. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 

 

Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében. 

 

1. A kötelezően használt nyomtatványok (20/2012. (VIII.31.) EMMI r. 87. § (1) ) 

A nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatvány lehet 

• nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött papíralapú nyomtatvány, 
• nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány, 
• elektronikus okirat, 
• elektronikus úton előállított, hitelesített papíralapú nyomtatvány (KIR3 munkaügyi nyilvántartó  program, KIR személynyilvántartó program). 

 

12. Az óvoda által használt kötelező nyomtatványok 

• a felvételi előjegyzési napló; 
• a felvételi és mulasztási napló; 
• az óvodai csoportnapló; 
• az óvodai törzskönyv; 
• a tankötelezettség megállapításához szükséges szakvélemény (a továbbiakban: óvodai szakvélemény)

 

13. Bélyegző használata, aláírási jogok

-        A körbélyegzőt az óvoda igazgatója használhatja.

-        Hivatalos iratokon aláírási joggal az óvoda igazgató rendelkezik.

-        A hosszúbélyegzőt: az igazgató, az igazgatóhelyettesek, a magasabb vezetők, az intézményi titkár és az óvodapedagógusok használhatják.

A bélyegzőket az irodákban elzárva kell tartani.